Q : 안녕하세요. 변호사님. 저는 수원에 있는 OO주상복합건물의 관리사무소 소장입니다. 다름이 아니고 저희 건물이 준공이 되어 이제 관리규약 제정이나 관리단임원을 선출하기 위한 관리단총회를 개최하려고 합니다. 그런데 이러한 관리단총회를 개최하기 위한 소집통지서를 반드시 등기우편으로만 보내야하나요? 아니면 일반우편으로 보내도 되는 것인지요?

(사실관계를 일부 수정함)

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A : 안녕하십니까. 부종식변호사입니다. 우선 문의감사합니다. 관리단총회(법상 '관리단집회')를 개최하기 위해서는 그 전제로서 소집통지가 적법해야하고, 그에 대한 규정은 아래와같습니다.

위 규정에서 보시는 바와 같이, 관리단총회를 소집하기 위해서는 총회 1주일 전에 각 구분소유자들에게 회의의 목적사항을 구체적으로 밝혀서 통지서를 발송하여야 합니다(발송하면 되는 것이지, 1주일전에 반드시 도달하여야하는 것은 아닙니다).

이때 통지서의 발송은 원칙적으로는 '구분소유자가 소유하고 있는 전유부분', 즉 당해 호실에 발송하면 되는 것이라서, 이때문에 관리사무소에서 총회를 소집할 때에는 당해 건물의 각 호실 우체통에 통지서를 꽂아 놓는 경우도 간혹 있습니다.

문제는 집합건물에는 대부분 소유자가 아닌 임차인이 거주하고 있기 때문에 위와 같이 당해 호실에 소집통지서를 꽂아 놓더라도 구분소유자가 보기 어려운 경우가 있고, 결국 구분소유자가 관리단총회의 개최사실에 대해 전혀 모르는 경우가 많습니다. 그리고 이점에 법적다툼이 발생했을 때 문제가 되기도 합니다.

그래서 실무에서는 구분소유자의 실 주거지 또는 (실주거지를 모를 경우) 등기부상 주거지에 관리단총회 소집통지서를 발송하는 방식을 택하고 있습니다. 그리고 이러한 방식에 대해 판례도 유효한 것으로 보고 있습니다.

자, 이제 건물 밖에 있는 구분소유자의 실 주거지 또는 등기부상 주거지로 소집통지서를 보낼 경우, 과연 일반우편으로 충분할 것인지? 아니면 반드시 등기우편으로 보내야하는 것인지?에 대한 의문이 있을 수 있습니다. 전자가 아무래도 발송비용에 있어서 절약되기 때문에 일반우편을 택하게 되는게 아닌가 싶습니다.

판례는, 일반우편으로 발송하는 것 자체를 부정하지는 않습니다. 다만, 일반우편의 경우, 구분소유자에게 소집통지서가 도달이 되었는지 여부를 밝히기가 어렵습니다. 따라서 만약 관리단총회 이후에 이러한 총회의 소집통지에 대한 효력을 다투는 분쟁이 생겼을 경우, 소집통지서가 제대로 도달되었음을 입증하기 곤란한 문제가 있습니다.

이러한 점 때문에 다소 비용이 들더라도 등기우편으로 소집통지서를 발송하는 것이 실무상 선호되는 이유입니다.

따라서 질문하신 사안에 있어서도 가급적 등기우편으로 발송하실 것을 추천드리는 바입니다.

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