Q. 안녕하세요 변호사님, 회사에서 인트라넷 이메일을 통해서 해고통지서를 첨부해 발송하였습니다. 전자문서로 된 문서가 서면통지에 해당하나요?

A. 안녕하세요 조정근변호사입니다. 문의감사합니다. 결론부터 말씀드리면 이메일을 통한 해고통지의 경우 원칙적으로 서면에 의한 통지로 보기 어렵지만 출력 가능한 전자문서로 내용요건을 갖추었다면 인정될 수 있습니다.

근로자를 해고하려면 사유와 시기를 ‘서면’으로 통지해야 효력이 있습니다(근로기준법 제27조). 원칙적으로 서면은 종이로 된 문서만을 의미합니다. 이메일의 경우 전자문서로 서면에 해당하는지가 문제됩니다. 일반적으로 이메일의 경우 서면으로 보지 않습니다. 따라서 이메일로 한 서면통지는 제27조에 위반하는 통지입니다. 

다만, 일정한 요건을 갖춘 경우 서면에 의한 유효한 통지로 인정되는 경우가 있습니다. 회사가 전자결재체계를 완비한 상태에서 전자문서로 모든 업무를 관리하는 경우 예외적으로 가능합니다. 근로자가 해외 연수 혹은 해외근무 등의 사정으로 모든 업무지시를 이메일을 통해 이루어졌던 경우가 이에 해당합니다. 이처럼 개인 이메일을 통한 서면 명시 외에는 방법이 없는 경우, 전자문서를 통한 해고서면통지는 유효성이 인정됩니다.

노무사의 이메일로 사용자 인감이 날인된 파일을 발송하거나, 사내 이메일로 행한 해고서면통지의 경우 해고서면통지를 인정한 사례가 있습니다. 이러한 경우 징계처분통지서가 일정 서식을 그대로 스캔한 것이고, 근로자에게 필요한 정보를 충분히 제공했다면 근로기준법이 정한 서면에 해당할 수 있습니다. 또 사용자의 대표이사 인감이 날인된 징계결과통보서를 복사한 파일 자체를 발송했고, 노무사에게 송달되었지만 궁극적으로 근로자가 수신한 경우 유효성이 인정 됩니다.

파일 자체가 송부되는 경우 ‘출력이 즉시 가능한 상태의 전자문서’라 서면과 다를 바가 없었고, 전자문서법에 따르면 이러한 경우 전자문서라는 이유만으로 서면과 달리 볼 수 없다고 규정하고 있기 때문에 이메일 형식과 작성 경위를 구체적으로 살펴볼 때 해고의사를 명확하게 확인할 수 있고, 해고 사유와 시기가 구체적으로 기재되었다면 해고서면통지가 유효하게 이루어진 것으로 인정됩니다(대법원 2015. 9. 10. 선고 2015두41401 판결).