Q. 안녕하세요 변호사님, 근로기준법에는 연차유급휴가 사용촉진조치를 서면으로 촉구하라고 규정되어 있는데, 이와 관련하여 이메일을 통해서 촉구 내지 통보, 근로자 별 미사용 휴가일수를 게재한 공문을 사내 게시판 등에 게재하는 경우에도 적법한 연차유급휴가 사용촉진조치라고 볼 수 있는지 궁금합니다.

A. 안녕하세요 조정근 변호사입니다. 문의 감사합니다.

사용자는 근로자가 연차휴가 발생 후 1년간 행사하지 않아 연차유급휴가가 소멸하는 날 6개월 전 그 사용 시기를 정하여 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구해야 하며(근로기준법 제61조제1호), 여기서 서면이란 일정한 내용을 적은 문서를 의미합니다.

연차유급휴가의 사용촉진조치와 관련해 이메일로 통보하는 것이 근로자 개인별로 서면촉구 또는 통보하는 것에 비해 도달 여부의 확인 등이 불명확한 경우 서면으로 촉구 또는 통보로 인정되기 어렵습니다(근로개선정책과-6488, 2013. 11. 1.).

다만, 전자결제시스템으로 촉구하더라도 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안, 결재, 시행과정이 이루어져 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우에 한해 서면 촉구 또는 통보로 인정될 수 있다고 봅니다(근로기준과-1983, 2010. 11. 16). 

따라서 회사 내 전자결재체계를 완비하는 등 특발한 사정이 없는 한, 이메일을 통해서 연차휴가사용을 촉진을 통보하거나 휴가일수를 사내 게시판 등에 게재하는 것은 근로기준법 제61조제1호 서면에 의한 통지로 보기 어려우며, 적법한 연차유급휴가 사용촉진조치라 볼 수 없습니다.